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安徽省科技計劃項目檔案管理辦法

第一章  總  則

第一條 為規范安徽省科技計劃項目（含專項、基金，下同）檔案工作，進一步強化省科技計劃項目跟蹤問責問效，有效保護和利用科技信息資源，依據《中華人民共和國檔案法》《科學技術檔案工作條例》，以及中央、省關于加強和改進新形勢檔案工作意見及其實施意見等文件精神，結合《安徽省科學技術廳檔案管理辦法》《安徽省科技計劃管理改革實施方案》《安徽省科技計劃項目驗收管理辦法》等有關規定，特制定本辦法。

第二條 安徽省科技計劃項目檔案（以下簡稱項目檔案），是指相關單位或個人在項目申請、立項、實施和驗收過程中形成的，具有保存價值的各種類型及載體的原始記錄。項目檔案是國家和本省重要的科技信息資源，應按照集中統一管理的原則做好項目檔案工作，確保其真實、完整、準確、安全和有效利用。

第三條 本辦法適用于安徽省科學技術廳（以下簡稱省科技廳）或科技部立項，有省級財政撥款支持的各類科技計劃項目檔案的形成與管理。省科技廳其他各類有省級財政撥款支持的項目或專項工作材料的歸檔參照本辦法執行。

第四條 省科技廳資源配置與管理處統籌協調項目檔案工作，并將項目檔案的完整性準確性作為后續立項和監督計劃執行的重要依據及調控手段。廳各職能處室指定專人負責本處室項目檔案管理，具體職責包括歸口管理項目檔案的收集、整理、移交，確保其真實、準確、完整。

第五條 安徽省科學技術檔案館（以下簡稱檔案館）負責項目檔案業務指導和集中統一管理。具體職責包括：指導各職能處室對歸檔項目檔案進行規范整理，接收移交項目檔案的保管、保密與利用，同時編制目錄、簡介、文摘等各種檢索工具，組織開展數字化加工，建立項目檔案數據庫，便于及時查詢、統計與利用。

第二章  項目檔案的形成與歸檔

第六條 歸檔范圍：經省科技廳或科技部立項，有省級財政撥款支持的各類科技計劃項目。

第七條 歸檔內容：各類科技計劃項目的申請書、任務書或合同書、驗收（結題）材料，其中驗收（結題）材料包括驗收或結題申請表、驗收證書、項目總結（報告）、技術報告、成果相關證明資料、財務報告（其中省財政資助金額50萬元及以上的提交資金支出專項審計報告；50萬元以下的提交財務收支決算報告）等。項目檔案必須是原件和定稿，其載體與記錄材料具有耐久性，字跡工整、圖樣清晰，簽署手續完備。

第八條 歸檔時間：每年1月初，檔案館主動協助機關各職能處室，清理和匯總上年下達、驗收的科技計劃，并于3月底完成上年度歸檔計劃項目檔案的接收工作。對于未能按期歸檔的項目，歸口職能處室需書面說明原因并落實具體歸檔安排，相關單位或個人依法不得拒絕移交項目檔案或者將檔案據為己有。

第九條 歸檔要求：

（一）歸檔的文件應為原件，完整、準確、系統，其制成材料應有利于長久保存。

（二）非紙質文件應與其文字說明一并歸檔。

（三）各職能處室應于每年3月底前完成上年度下達的科技計劃項目的申請書、任務書(合同書）的移交，以及上年度已完成的項目的驗收（結題）材料的移交。

（四）申請書、任務書(合同書）及驗收（結題）材料的紙質材料均要按照科技計劃項目下達批次和項目表順序排列，同時移交一份電子目錄。

（五）涉密的科技計劃項目材料需標明密級，單獨移交。

（六）材料移交必須辦理交接手續，填寫移交清冊表，經移交、接收雙方確認無誤后，方可歸檔。

（七）對于各類該批次科技計劃項目的評審、評估或評標結果的專家原始記錄，由廳各職能處室整理，根據需要移交檔案館。

第三章  項目檔案的整理、保管、利用與保密

第十條 項目檔案按項目組卷，一個項目為一卷，每卷由申請書、任務書(合同書）、驗收（結題）材料（詳見本辦法第七條）組成。按年度分類并編號，使用“KX”代表科技計劃項目檔案。檔案館保管一套完整的紙質檔案。

第十一條 各職能處室因工作需要可按相關管理制度借閱，檔案館有義務提供便利條件。

第十二條 項目完成單位及完成人可持單位介紹信或居民身份證進行查詢；涉及公檢法、紀檢監察、巡視巡察等特殊情況查檔，可以持相關證明文件按規定程序查詢。

第十三條 涉密的科技計劃項目檔案查閱，檔案館經報資管處審核、分管廳負責同志批準后，方可提供利用。

第十四條 如工作需要查詢評審、評估和評標結果的專家原始記錄，各職能處室經請示分管廳負責同志批準后，檔案館方可提供利用。

第四章  附  則

    第十五條 本辦法由省科技檔案館負責解釋。

第十六條 本辦法自發布之日起施行，原《安徽省科技計劃項目檔案管理實施細則》（科計〔2008〕28號）同時廢止。